工程建设项目档案管理办法
该文章由于2010-12-04 16:51:08上传
校发【2010】40号
为建立完整的工程建设项目档案，提高档案管理的规范化和制度化，按照国家及学校的有关档案管理规定制定本办法。
第一条 归档范围:上级发文、本处文件、各项报告批文、招投标文件;各类合同及附件、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、审计结论及相关财务资料、各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、竣工图、财产移交手续及其它需要存档的文件。
第二条 资料收集与整理:
1．上级发文及本处文件原文由后勤基建管理处办公室收存，文件使用人员留复印件。
2．工程档案资料按工程名称收集。
3．自工程立项开始及施工期间，报告、批文、设计资料、图纸等资料由报批人和委托人收存；设计变更、工程洽商、合同等按照《建筑工程资料管理规程》收集。
4．工程竣工交付使用后由主管工程的副处长牵头，责成相关人员及时交给资料员整理，经资料员收集、整理并按北京市城市建设档案馆相关规定装订成册后，分别送交北京市城市建设档案馆和学校档案馆存档。
5．财务资料、审计结论及财产移交手续由基建财务科相关人员收存。
第三条 为配合学校维修管理等使用单位的需求，各项工程的有关文件资料均应由后勤基建管理处负责及时存档，并移交使用单位留存，作为使用/维修指南。
第四条 工程竣工验收后6个月内后勤基建管理处完成所有档案归档工作。
第五条 所有档案移交工作须由使用单位、档案馆、财务处、资产管理处等单位签字，并作为支付尾款的凭证。
第六条 本办法于2010年5月11日经第14次校长办公会讨论通过，自发布之日起执行。
第七条 本办法由后勤基建管理处负责解释。