北京科技大学合同管理办法
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校发[2018]31号
第一章 总 则
第一条--为了规范学校合同管理，防范法律风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等有关法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条--本办法所称合同，是指以学校（北京科技大学）名义，与自然人、法人以及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。
未经学校审批同意并书面授权，校内非法人单位、组织及个人不得以学校名义或内部单位名义对外签订合同。
第三条--本办法所称合同管理是指学校或学校授权单位制定和修改有关合同管理制度以及对合同进行起草、审批、订立、履行、变更与解除、纠纷处理等活动。
第四条--学校订立、履行合同须遵守国家法律法规，贯彻平等互利、诚实信用、协商一致的原则。
第五条--学校按照“统一领导监督，分类归口管理，分级审批授权”的原则建立合同管理体制。校长全面领导合同管理工作，分管校领导、各二级单位依照本办法履行相应的合同管理职责。
第六条 学校各二级单位应当重视对合同的管理，加强协调配合，完善内部管理制度，指定相关负责人作为本单位的合同管理责任人，并配备相应的合同管理人员，提高合同管理水平。
第二章 合同分类及管理
第七条--党委办公室、校长办公室（以下简称“党办、校办”）下设政策研究与法律事务中心（以下简称“法律事务中心”），作为学校合同事务的综合管理服务机构，在合同事务中主要履行以下职责：
（一）建立健全学校合同管理的基本规章制度；
（二）对重大合同文本进行法律风险评估，并出具法律意见；
（三）对二级单位合同管理事务提供必要的法律咨询服务；
（四）指导协助合同承办单位处理合同法律纠纷，必要时根据学校授权，代表学校处理因合同纠纷而产生的仲裁或诉讼案件；
（五）对本部门的合同审查记录进行备案、归档；
（六）负责全校合同的目录备案。
第八条--法律事务中心对重大合同文本进行法律风险评估，主要包括：
（一）合同的法律效力；
（二）条款的合理性、完备性；
（三）违约责任；
（四）争议解决事项；
（五）其他相关事项。
学校聘请法律顾问，协助法律事务中心对合同文本进行法律风险评估及处理合同纠纷。
第九条--根据机构职责和业务内容，学校授权相关职能部门作为特定类型合同的归口管理部门。合同归口管理部门在合同管理中主要履行以下职责：
（一）根据需要制定完善本部门合同管理的细则及流程；
（二）对合同承办单位提交的合同进行审批；
（三）根据需要组织合同评审、落实评审意见；
（四）监督合同承办单位行使合同权利、履行合同义务；
（五）指导协助合同承办单位处理合同法律纠纷；
（六）对归口管理范围内的合同进行备案归档；
（七）业务范围内的其他事项。
第十条--合同归口管理部门就以下合同事项进行审核，并提出意见：
（一）合同的必要性、可行性；
（二）合同是否符合行业规范；
（三）合同是否符合校内规范；
（四）合同的潜在风险；
（五）其他相关事项。
第十一条--学校授权下列部门归口管理特定类型合同：
（一）党办、校办：负责学校与国内地方政府、企事业单位及其他组织订立的战略合作协议的管理；
（二）人事处：负责学校人事、劳动、劳务类合同的管理；
（三）教务处：负责本科生学历、非学历合作办学项目等合同的管理；
（四）研究生院：负责研究生学历、非学历合作办学项目等合同的管理；
（五）科学研究与发展部：负责科研类合同，主要包括各类与科研活动相关的技术开发、转让（专利权、专利申请权转让、专利实施许可、技术秘密转让）、服务、咨询等合同的管理；
（六）国际处：负责学校与国外有关院校机构签署校际合作交流等涉外合同的管理；
（七）财务处：负责学校借贷合同以及各类银行服务等合同的管理；
（八）资产管理处：负责仪器设备（不包括与建筑工程密不可分的设备）、家具、软件、耗材、贵金属及相关服务采购合同，以及部分房屋租赁等合同的管理；
（九）基建管理处：负责学校新建工程（包括与建筑工程密不可分的材料、设备采购）以及工程监理、工程设计等与工程服务相关合同的管理；
（十）保卫保密处：负责安防和消防相关的器材和系统以及相关服务等合同的管理；
（十一）后勤管理处：负责食材、教材、维修材料、劳保用品、实验器材、实验药品、劳动工具等后勤保障货物以及修缮、房屋租赁以及使用修购资金的安防消防工程项目等后勤保障服务合同的管理；
（十二）图书馆：负责全校文献信息类纸质资源和电子资源以及相关服务等合同的管理；
（十三）管庄校区：负责各类学历继续教育、非学历继续教育、委托培训等合同的管理；
（十四）校医院：负责医用药品及相关服务采购等合同的管理。
上述合同以外的其他类型合同由业务管理部门负责，无法确定管理部门的，由合同承办单位报学校决定。
根据需要，合同归口管理部门可作为合同承办单位直接承办有关合同。
第十二条--合同应有明确的承办单位及承办人。
合同承办单位一般应为合同内容所涉及的学校二级单位，是合同管理的直接责任单位。合同均应由合同承办单位指定合同承办人，具体负责合同协商、报批和履行等事项，是该合同的直接管理责任人。合同承办人应为与学校签订聘用或劳动合同的工作人员。
合同承办单位及合同承办人在合同管理工作中主要履行以下职责：
（一）负责合同的可行性论证，审查合同相对方的主体资格，必要时对其资信能力、履约能力等进行审查，包括但不限于以下方面：
合同相对方为自然人的，应重点核查其有效身份证明；
合同相对方为法人的，应核查其名称、资质、企业法人营业执照、事业单位法人证书、经营范围和方式等内容，重点核查拟定的合同标的是否与其营业执照核定的业务范围一致以及营业执照的年限及年检情况；
合同相对方委托代理人订立合同的，应当核查其授权委托书中载明的代理事项、权限和代理期限是否明确、有效；
合同相对方的资信状况应当通过核查其银行资信证明、资产负债表、征信记录等能够证明其资信的有关文件进行确定；
法律规定或履行合同必备的资质证明，以及合同归口管理部门要求提供的其它证明文件。
（二）负责合同的洽谈和文本起草；根据法律事务中心或合同归口管理部门的审核意见，修改合同文本；
（三）代表学校行使合同权利、履行合同义务；
（四）妥善保存合同执行过程中的相关合同文件和材料；
（五）定期、不定期向合同归口管理部门汇报合同执行情况；
（六）及时向归口管理部门汇报合同执行过程中学校及合同相对方预期和已发生的违约等情况；
（七）处理合同纠纷；
（八）处理合同履行后的遗留问题。
第十三条--合同内容涉及两个以上学校单位的，根据合同性质或主要条款确定承办单位，仍不能确定的，则合同经费负责单位为合同承办单位。
第十四条--审计室依职权和工作规程进行合同审计，监 督涉及资金往来合同的执行程序、履行情况等是否符合国家 法律法规、学校规章制度及合同约定。
第三章 合同的审批及签订
第十五条--学校对外订立合同，除即时清结或另有规定外，应当采用书面形式，明确双方权利义务。合同文本应当打印或印刷制作。
第十六条--合同文本要做到标的明确，内容合法可行，主要条款完备，权利义务明确，违约责任具体，文字表达准确。
合同条款一般应包括当事人的名称或者姓名、住所、联系方式，标的，数量，质量，验收的标准、方法和期限，质保期，保密范围、期限，价款或者报酬，履行期限、地点和方式，违约责任，争议解决方法等。
合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数，涉及金额的数字须同时附上大写。
合同的末页应当载有合同正文条款，否则应标明“此页无正文”字样，以示末页仅为签字盖章页。
第十七条--合同起草前，合同承办单位和合同承办人应从维护学校利益出发，就合同事项与合同相对方进行充分谈判、协商。对于影响重大、专业技术或法律关系复杂的合同，可以组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。
第十八条--法律事务中心会同合同归口管理部门针对分类合同逐步制定合同范本，经分管校领导签发后实施。合同承办单位及合同承办人应优先使用合同范本。学校没有合同范本的，合同承办人应积极争取由学校草拟文本，确有必要由合同相对方草拟的，应就合同条款积极谈判、严格审查合同内容，维护学校权益。
合同承办单位及合同承办人应对合同文本的完整性、一致性、可行性和合法性负责。
第十九条--学校严禁恶意拆分合同。恶意拆分合同是指，为规避国家法律规定和学校相关规定，故意将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订。
第二十条--合同相对方属于企业法人分支机构、党政机关或事业单位等组织内设机构的，应当与其所属法人单位订立合同，或者要求对方提供其所属法人单位同意其订立合同的授权文书。
第二十一条--学校建立合同签署授权制度。校长是学校的法定代表人，也是学校合同的法定签署人。校长可直接签署合同，也可通过规范性文件、法定代表人授权委托书等形式授权其他校领导、二级单位负责人等校内相关人员代表学校签署与其职权相对应的合同。校长授权校内相关人员代表学校签署合同的，校长保留随时亲自签署合同的权利。
第二十二条 法律事务中心统一管理与合同相关的法定代表人授权委托事宜，负责授权委托书的出具、备案工作。对外出具学校法定代表人授权委托书，应载明被授权人姓名、职务、授权事项、授权权限、授权期限，并由法定代表人签名，加盖学校印章。授权事项和权限必须具体明确，不得笼统使用“全权代理”字样。
第二十三条--对于一般合同，合同承办人拟定合同文本后，经合同承办单位负责人审批同意后，提交合同归口管理部门审批，合同归口管理部门在其权限内审批通过后，由取得授权的二级单位负责人或其他授权代表签署合同，并加盖合同专用章或申请加盖学校行政印章。
第二十四条--对于重大合同，签订前应提交法律事务中心进行法律风险评估，重大合同包括：
（一）合同承办单位、合同归口管理部门均认为该合同涉及学校重大利益；
（二）涉及学校重大资产处置的合同或协议；
（三）金额在50（含）万元人民币以上的采购合同；50（含）万元以上的基建、修缮合同；金额在100（含）万元以上技术开发、服务、咨询合同，专利权和专利申请权转让合同，以及单项专利50（含）万元以上或多项专利100（含）万元以上的专利实施许可合同；
（四）合作办学合同；
(五) 涉及学校形象、名誉的合同；
（六）与各级政府、大型企业、行业组织等开展框架、战略性合作的对外合作协议；
（七）与党委常委会、校长办公会决策的重大工作事项有关的合同。
第二十五条--重大合同的起草、审批、签订等管理要求如下：
（一）合同承办人拟定合同文本，经承办单位负责人审批同意；
（二）提交合同归口管理部门审批，合同涉及多项业务的，由合同归口管理部门提交相关业务主管部门会签；
（三）合同归口管理部门提交法律事务中心进行法律风险评估，法律事务中心评估后，向合同归口管理部门反馈法律意见；
（四）校长综合考虑相关意见，审定是否签署。校长可以授权分管校领导、二级单位负责人或其他授权代表签署与其职权相对应的重大合同。
第二十六条--对提交到法律事务中心进行法律风险评估的合同，送审前必须先由合同归口管理部门审批，出具明确审批意见。
第二十七条--合同承办人应当根据法律事务中心或职能部门的修改意见，对合同文本进行修改完善。
第二十八条--涉及“三重一大”事项的各类合同，应先履行校内相关决策程序。
符合政府采购和招投标条件的各类合同，应先按照相关法律规定及学校采购与招标管理规定履行相应程序。
法律、行政法规、规章以及校内有关规定对合同订立程序有特别规定的，从其规定。
第二十九条 学校积极推进合同管理信息化建设，以实现对合同进行在线登记、审批、监督执行和备案，提高合同管理效率。
第四章 合同的履行
第三十条--合同承办单位应当根据诚实信用原则，认真按照合同的约定履行合同，并根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。
第三十一条--合同生效后，如质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明确的，可以协议补充。
第三十二条--合同承办人及合同承办单位应实时监控合同履行过程。出现下列情形之一的，属于合同履行异常：
（一）合同签订的基础条件已经发生变化的；
（二）合同相对方要求变更合同主体或合同条款的；
（三）发生不可抗力的；
（四）合同相对方已违反合同约定，或有足够的证据表明其可能存在违约行为的；
（五）合同履行发生争议的。
前款第一项中“基础条件”，是指合同立项依据、法律依据、政策基础或预算构成等足以影响合同签订与否的重要因素。
出现上述情形的，合同承办人及合同承办单位应当及时采取相应措施，并按规定程序向合同归口管理部门报告，按照规定权限和程序办理合同补充、变更或解除事宜，以将损失降到最低。补充、变更的合同视同新合同，需重新履行相应的合同管理程序。
第三十三条--对于重大合同发生履行异常情形的，合同承办人及合同承办单位在向合同相对方发出或签收、确认改变合同权利义务的书面凭证之前，应事先与合同归口管理部门沟通，必要时可咨询法律事务中心，不得擅自向对方做出实质性答复或承诺。
第三十四条--合同归口管理部门负责对合同履行过程进行监督检查。
第三十五条--依据合同条款办理财务结算业务时，若出现未按合同条款履约等情形的，财务处有权不予办理结算业务。
第三十六条--因合同履行发生仲裁、诉讼的，合同承办单位应提出解决方案，在合同归口管理部门及法律事务中心的指导协助下积极应诉，必要时合同承办单位也可聘请律师事务所执业律师进行应诉。相应的诉讼进展应及时向法律事务中心报告。
因仲裁、诉讼事项产生的相应费用，原则上由合同承办单位负责，因科研合同纠纷产生的诉讼等费用可以由合同承办人从相应科研经费中支出。
第五章 合同印章和档案管理
第三十七条--学校根据合同分类审批的实际需要，刻制各类合同专用章，在学校授权范围内使用。合同专用章一般由合同归口管理部门负责管理。合同归口管理部门应制定专门的印章管理细则，明确使用范围、登记、审批、会签、存档等相关规定。党办、校办不定期开展合同专用章的检查工作。
除学校明确授权外，严禁在对外签署合同时使用其他印章代替合同专用章或学校行政印章。严禁超出授权范围使用合同专用章。
第三十八条--合同谈判、签订、履行至终结的全周期内双方互致的信件、传真、电子数据和电子邮件等资料，是确认双方权利义务的重要凭证，合同承办人应负责收集、整理和保存。
第三十九条 学校加强合同登记管理，建立合同统一分类及连续编号制度。合同归口管理部门和合同承办单位应建立合同管理台账，加强对合同的跟踪管理。合同管理台账应记载以下内容：序号、合同编号、合同名称、合同当事人、签约时间、签约人、承办人、合同标的、合同金额、合同有效期，履行情况及违约、变更、转让、解除等事项。
合同归口管理部门应于每年一月中旬前将上一年度合同管理台账报法律事务中心备案。
第四十条--合同的盖章原件应由合同承办单位、合同归口管理部门各自留存一份，并由本单位合同管理人员妥善保管，合同承办单位与归口管理部门是同一单位的，由该部门留存。
合同归口管理部门应定期整理合同档案。合同档案包括合同原件、订立和履行过程中的相关资料。合同归口管理部门应当根据学校档案管理的要求，将合同档案移交学校档案馆保管。
第六章 责任追究与监督管理
第四十一条--党办、校办，纪委监察室，审计室，合同归口管理部门按照各自职责对学校合同管理工作实施监督、检查与指导，发现问题应及时报告学校，并进行纠正和处理。
第四十二条--有下列行为之一的，学校将视情节轻重追究二级单位合同管理负责人及承办人校内行政责任；给学校造成损失的，追究相关人员的民事责任；构成犯罪的，送交国家司法机关处理：
（一）未经学校授权或审批同意，擅自对外签订合同的；
（二）超越代理权限或滥用代理权的；
（三）应签订书面合同而未签订，给学校造成损失的；
（四）在合同签订和履行中未正确行使合同权利或未合理履行合同义务，或者未按照本办法规定处理，致使学校利益受到损失的；
（五）丢失或者擅自销毁合同原件和合同附件，以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等的；
（六）利用学校合同谋取私利或从事其他违法行为的；
（七）未及时处理合同纠纷，或者擅自放弃权利的；
（八）其他违反法律法规和学校纪律的行为，在合同签订和履行中给学校造成损失的。
第七章 附 则
第四十三条--合同归口管理部门可以根据本办法制定合同管理细则。
第四十四条--学校举办或控股的具有独立法人资格的单位，可参照本办法管理合同事务，或制定合同管理规定并报法律事务中心备案。
第四十五条--本办法由党办、校办会同有关部门负责解释。
第四十六条--本办法自发布之日起施行。学校在本办法生效前制定的其他管理规定中涉及合同管理条款的，且与本办法不符的，以本办法为准。